Augustus 2021, we zitten nog midden in de coronaperiode met alle bijbehorende extra regels voor ondernemers, evenementenlocaties en evenementenorganisatoren. En dat bóvenop alle regels die er al bestaan voor het organiseren van evenement! Het wordt er niet makkelijker op.
Wist je dat je als evenementenorganisator in het ergste geval tegen VEERTIG wetten en regels aan zou kunnen lopen en te maken zou kunnen krijgen met ZES overheidsinstanties?!
Pop in Limburg voelt de noodzaak en de behoefte om haar stakeholders, de Limburgse popsector, te helpen bij deze vraagstukken. Dit is precies wat Linda Weening van Script Events doet. Zij helpt de overheid en evenementenorganisatoren bij het vergunningenproces. Zij kan ook Pop in Limburg helpen om duidelijkheid te scheppen in deze jungle van regels.
Pop in Limburg en Script Events gaan samen aan tafel. Er komen veel ideeën op tafel over hoe we dit proces makkelijker kunnen maken. We beseffen ons echter dat we wel heel enthousiast aan de slag kunnen gaan, maar dat we moeten beginnen bij het begin. Waar is behoefte aan? Waar loopt de Limburgse popsector tegenaan? Welke thema’s worden als het lastigste ervaren en hoe zouden we kunnen helpen? We starten een behoefteonderzoek. Nu, vlak voor aanvang van het evenementenseizoen, delen we graag de resultaten van dat onderzoek.
Er hebben 73 mensen van de 151 genodigden het onderzoek gedaan. Wij zijn heel blij met het aantal deelnemers. De respondenten bestaan uit de stakeholders van Pop in Limburg en de ‘vergunninghouders’ die bij de verschillende Limburgse gemeente bekend zijn. De genodigden zijn evenementenorganisaties, evenementenlocaties, muziekmakers, poppodia en andere culturele instellingen. Aan iedereen die heeft meegeholpen aan dit onderzoek: ontzettend bedankt! Op basis van deze gegevens alleen al kunnen we concluderen dat dit thema bij velen leeft.
Respondenten
We hadden verwacht dat het merendeel van onze respondenten vrijwilligers zouden zijn. Uiteindelijk blijkt het om maar 40% te gaan. Het andere deel bestaat uit mensen in loondienst, ZZP’ers en eigenaren van locaties. Echter werkt wel 77 % van de respondenten bij een non-profit organisatie. De organisaties waar zij werken zijn bijvoorbeeld poppodia, jongerencentra, gebouwen met een culturele verzamelfunctie functie (muziekschool, theater en filmhuis in één gebouw) en het grootste gedeelte is lid van een (vrijwilliger) bestuur.
In het onderzoek vragen we welke thema’s als moeilijkste worden ervaren. We hebben het over thema’s zoals veiligheid, geluidsmaatregelen, ecologie, het aanvragen van evenementenvergunningen en het aanvragen van subsidies.
Onze respondenten ervaren het aanvragen van evenementenvergunningen en subsidies als moeilijkste thema’s. Dit zijn ook de werkzaamheden waar zij zich het meeste mee bezig houden. Een klein gedeelte houdt zich bezig met horeca gerelateerde aanvragen.
Ervaringen
De meeste mensen zijn ervaren in de werkzaamheden die zij uitvoeren. 31 respondenten van de 49 doen hun werk langer dan 5 jaar en 10 respondenten tussen 1 en 5 jaar. 8 respondenten hebben minder dan een jaar ervaring.
20 respondenten van de 49 hebben, buiten de functie die zij bekleden in de popsector, ook ervaringen opgedaan in een andere professie op het vlak van wet- en regelgeving. Zoals bijvoorbeeld werken bij de overheid of bij een poppodium. Het kleinste deel heeft trainingen en studies gevolgd en zoekt zelf uit hoe iets zit.
Contact met de overheid
De respondenten geven het contact met de overheid gemiddeld het cijfer: 6,8. Een aanmerkelijk groot deel van de respondenten geeft een voldoende, maar wanneer we doorvragen met de vraag “Waar loopt u tegenaan in relatie tot het contact met de overheid?”, zie je dat het grootste gedeelte van deze groep toch wel opmerkingen heeft. Waar onze respondenten tegenaanlopen in relatie tot het contact met de overheid is dat er heel veel wet- en regelgeving is. Daarnaast vinden ze deze vaak moeilijk te begrijpen en weten ze niet goed bij wie ze moeten zijn.
De antwoorden op de open vraag “Met betrekking tot welk thema vraagt u de overheid wel eens om hulp?” leveren ons veel bruikbare informatie op. We zien wederom dat de meeste mensen vragen hebben over het subsidie traject. Daarnaast benoemen de respondenten zelf nog de thema’s ‘het traject ofwel het proces zelf’, ‘de planning’, ‘vragen m.b.t. de vergunning’ en de regels zelf. Ook de thema’s die maar door enkele respondenten worden benoemd zijn interessant om over na te denken. Namelijk:
Bij de antwoorden op de vraag “Hoe zou de overheid u kunnen helpen?” zien we dat heel veel antwoorden (zeker de helft) te maken heeft met de houding van de overheid. Voorgesteld wordt socialer te zijn, beter te luisteren en als verbinder op te treden. Daarnaast is een oplossing van velen overzicht creëren en processen vereenvoudigen. Ook hier worden weer een aantal keer de meerjaren vergunningen benoemd.
Bij de vraag “Hoe zou Pop in Limburg u kunnen helpen?” willen de meeste respondenten (27) dat Pop in Limburg namens de Limburgse popsector met de gemeente in gesprek gaat. Hebben 17 respondenten behoefte aan relevante informatie middels artikelen, maar er zijn ook 17 respondenten die samen met de gemeente aan tafel willen om elkaar beter te leren begrijpen. Het valt op dat de respondenten die behoefte hebben om met de gemeente aan tafel te gaan over het algemeen kleine, vrijwillige organisaties zijn. Het gaat niet om grote evenementenorganisatoren of evenementenlocaties.
Er is niet één gemeente die eruit springt waar respondenten (on)tevreden over zijn. Het is ook niet zo dat men over grotere gemeenten meer tevreden is dan over kleinere gemeenten. Wel is het zo dat de grotere, meer professionele evenementenorganisaties tevreden zijn over de samenwerking met de gemeente. Zij werken dan ook al meerdere jaren samen. De kleine, vrijwillige organisaties hebben meer vragen en opmerkingen over het contact met de overheid.
Aanbevelingen
Naar aanleiding van de onderzoeksresultaten zijn onderstaande aanbevelingen gedaan.
Iedere 6 maanden kunnen we een andere training aanbieden. Denk aan thema’s zoals het maken van een plattegrond, veiligheidsthema’s, drones, duurzaamheid, (cultureel) beleid. Dit zijn uiteraard ook thema’s die bij de artikelen aan bod kunnen komen.
Het voorstel is om deze bijeenkomst één keer per jaar te laten plaatsvinden in Limburg. Het is een uniek evenement en wordt nog nergens in het land georganiseerd. Het is een stap vooruit in de samenwerking tussen de overheid en de evenementen- en cultuursector en de beste oplossing voor een soepel en zo kort mogelijk vergunningentraject om zo SAMEN een beter en veiliger evenement te organiseren.
Oplossingen werden vaak gezocht in nog meer formats, slimme lijstjes, nieuwe regels, computerprogramma’s, draaiboeken (LVK en OLS), maar de beste oplossing zit hem in persoonlijk contact en hulp.
Conclusie
De resultaten van het onderzoek laten zien dat de klanten van Pop in Limburg zeker behoefte hebben aan informatie, hulp en begeleiding in het contact met gemeenten en aanvragen van vergunningen en subsidies. De verschillende aanbevelingen zullen klanten tegemoet komen in deze behoeften en goede resultaten bieden. Onder goede resultaten wordt verstaan:
Vervolg
De resultaten van dit onderzoek worden in ieder geval met de respondenten en genodigden van dit onderzoek gedeeld. Daarnaast ontvangen de Limburgse gemeenten de resultaten van het onderzoek ook.
We zijn al plannen aan het smeden om een serie van workshops te organiseren over het thema evenementenvergunningen. De definitieve plannen en keuzes uit de aanbevelingen willen wij in het najaar aan jullie presenteren.